ContentsTrack taak-workflow

Welkom bij ContentsTrack. ContentsTrack is beschikbaar op twee complementaire platforms: online en mobiel. ContentsTrack online is voornamelijk ontworpen voor het kantoorwerk: het creëren van banen, het afdrukken van tracking labels en het volgen van dozen. ContentsTrack mobile is ontworpen voor het werk op locatie: het verpakken van dozen, het scannen van etiketten en het maken van inventarissen. We hebben deze korte handleiding gemaakt om u kennis te laten maken met de standaard ContentsTrack taak-workflow.

Aanmaak (online)

Taak aanmaken

U kunt een taak op ContentsTrack online toevoegen door op de tab taken te klikken. U kunt ook taken creëren vanaf mobiel, zelfs zonder internetverbinding, door op de knop te klikken. Zodra u weer een mobiele verbinding heeft, worden uw nieuw aangemaakte taken gesynchroniseerd met uw online account. 

ID's afdrukken

Vervolgens moet u ID-labels voor uw inventaris en dozen genereren en afdrukken. Elk label heeft een taaknaam en een uniek nummer. Zie ID's afdrukken voor meer informatie.

Taken verdelen

Nadat u uw labels hebt gegenereerd, kunt u de taak als ‘taken’ verdelen over meerdere gebruikers en mobiele apparaten. Hierdoor kunnen meerdere medewerkers tegelijkertijd aan één taak werken. Aan het begin van een taak zijn de taken onsite Inventarisatie taken tijdens inpakken. Tegen het einde van de taak zullen de taken Pack Back taken zijn om de inhoud terug te sturen naar de klantensite. Voor meer informatie, zie Taken verdelen.

Inpakken (mobiel)

Onsite

Online gebruikers verdelen taken die een standaard workflow volgen naar mobiele apparaten. 

  1. Autorisatie verkrijgen: Vraag toestemming aan de klant om de inhoud ervan te behandelen en om onbruikbare items weg te gooien. Dit kan worden gebruikt voor elk juridisch document dat moet worden ondertekend. Zie een autorisatie toevoegen voor meer informatie.
  2. Labelkamers: Schildertape kan worden gebruikt om de kamers te labelen.
  3. Maak foto's: Er moet minstens één foto worden genomen in elke kamer. Als de laden moeten worden uitgepakt, maak dan een foto van de inhoud in de lade om er zeker van te zijn dat de artikelen in de juiste volgorde staan. Zie een afbeelding toevoegen voor meer informatie over het beheer van uw afbeeldingen in ContentsTrack.
  4. Inpakken: Pak het meubilair en de dozen in. Zorg ervoor dat u eerst de tijdgevoelige items inpakt. Grote items moeten apart worden gemarkeerd of gelabeld.

Inventaris (mobiel/online)

Mobiele gebruikers vullen de Onsite Inventarisatietaken in en uploaden de inventaris (inclusief itemgegevens en bijlagen) naar ContentsTrack online.

  1. Voer items in: U kunt zoeken naar de beschrijving van een item, die zal worden gekoppeld aan een CAT SEL voor Xactimate prijsstelling. Handmatige gebruikersinvoer-items zijn USER MISC.
  2. Scan: Scan uw items en de bijbehorende dozen, zodat ze later kunnen worden gevolgd.
  3. Maak foto's: Maak foto's van wat er in elke doos zit, evenals van elk ander item met een ID/barcode.
  4. Noteer aanvullende informatie: Notities, conditiecodes en andere itemspecifieke informatie kunnen aan elk item worden toegevoegd.
  5. Bekijk alle items: Bekijk alle items om ervoor te zorgen dat alles wordt verantwoord.
  6. Inventaris uploaden: Upload de inventaris online naar ContentsTrack. 

Dit proces kan lang duren, afhankelijk van het aantal items en afbeeldingen. Zie de inventaris voor meer informatie.

Verplaatsing van Onsite naar Magazijn of opslag (Mobiele/Online)

Items kunnen worden gevolgd, online of op de mobiele apparaten, terwijl ze zich door het reinigings- en restauratieproces bewegen. Zie traceren voor meer informatie.

Inruimen (mobiel)

Wanneer u klaar bent om items te retourneren aan de eigenaar, is het tijd voor de inruimtaak. Inruimtaken worden online verspreid vanuit ContentsTrack en zijn een momentopname van de taak op het moment van de distributie. Deze taak kan zeer groot zijn vanwege foto's en itemdetails die op het apparaat moeten staan voor offline toegang. Nadat de mobiele gebruiker de inruimtaak heeft gedownload, markeert hij elk item als geretourneerd en synchroniseert hij zijn apparaat. De online gebruiker kan dan zien welke artikelen zijn geretourneerd. Bekijk de Onsite inruim-trainingsvideo voor meer informatie.

Voor meer hulp bij het begrijpen van ContentsTrack kunt u onze trainingsvideo's bekijken of een bezoek brengen aan ons help- en eServicecentrum.

Hoe hebben we het gedaan?