Flux de travail de ContentsTrack

Déroulement du travail de ContentsTrack

Bienvenue à ContentsTrack. ContentsTrack est disponible sur deux plateformes complémentaires : en ligne (online) et mobile. ContentsTrack online est principalement conçu pour le travail de bureau : création de travaux, impression d’étiquettes de suivi, et suivi des boîtes. ContentsTrack mobile est conçu pour le travail sur place : emballage des boîtes, balayage des étiquettes, et création d’inventaires. Nous avons élaboré ce bref guide dans le but de vous initier au déroulement du travail standard de ContentsTrack.

Création (Online)

Créer un travail

Vous pouvez ajouter un travail dans ContentsTrack online en cliquant sur Ajouter un travail sous l’onglet Travaux. Vous pouvez également créer des travaux à partir d’un cellulaire, même sans connexion Internet, en cliquant sur le bouton. Lorsque vous aurez accès à une connexion mobile, vos travaux nouvellement créés se synchroniseront avec votre compte en ligne.

Imprimer des ID

Ensuite, vous aurez besoin de générer et d’imprimer des étiquettes d’ID pour vos boîtes et votre inventaire. Chaque étiquette comportera un nom de travail et un numéro unique. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à Imprimer des ID.

Distribuer des tâches

Après avoir généré vos étiquettes, vous pouvez distribuer le travail en tant que « tâches » à plusieurs utilisateurs ou appareils mobiles. Cela permet à plusieurs employés de travailler sur un projet en même temps. Au début du travail, on entreprendra les tâches de Onsite Inventory pendant le Packout. À la fin du travail, on terminera avec les tâches de Pack Back afin de retourner le contenu chez le client. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à Distribuer des tâches.

Packout (Mobile)

Sur place

Les utilisateurs en ligne distribuent les tâches aux appareils mobiles en suivant un déroulement de travail standard.

  1. Obtenir une autorisation: Demandez la permission au client afin de gérer leur contenu et jeter les items non récupérables. Cela peut être utilisé pour tout document juridique nécessitant une signature. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à Ajouter une autorisation.
  2. Étiqueter des pièces : Vous pouvez utiliser du ruban à masquer pour étiqueter vos pièces.
  3. Prendre des photos: Au moins une photo devrait être prise dans chaque pièce. Si des tiroirs doivent être emballés, prenez une photo du contenu afin de vous assurer que les items sont dans le bon ordre. Référez-vous à Ajouter une image pour obtenir de plus amples renseignements sur la gestion de vos images dans ContentsTrack.
  4. Emballage : Emballez les meubles et placez les objets dans des boîtes. Assurez-vous d’emballer les items exigeant un transport rapide en premier. Les items de grande taille devraient être marquées et étiquetées séparément.
Inventaire (Mobile/Online)

Les utilisateurs mobiles complètent les tâches de Onsite Inventory, puis téléchargent l’inventaire (y compris les détails des items et les pièces jointes) vers ContentsTrack online.

  1. Entrer des items: Vous pouvez rechercher la description d’un item, et celui-ci sera relié à un Code de CAT/SÉL afin d’obtenir la tarification de Xactimate. Les items entrés manuellement par un utilisateur sont codifiés par UTILISATEUR DIVERS.
  2. Balayage : Balayez vos items et les boîtes correspondantes de façon à pouvoir les localiser plus tard.
  3. Prendre des photos: Prenez des photos du contenu qui se trouve dans les boîtes, et de tout autre item identifié par un ID/code à barres.
  4. Inscrire des renseignements supplémentaires : Vous pouvez ajouter des remarques, des codes de condition, et des renseignements pour chaque item.
  5. Examiner tous les items : Examinez tous les items afin de vous assurer que tout est comptabilisé.
  6. Télécharger l'inventaire : Téléchargez l’inventaire vers ContentsTrack online.

Ce processus peut prendre beaucoup de temps, selon le nombre d’items et d’images. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à Inventaire.

Déplacer de Sur place à Entrepôt ou stockage (Mobile/Online)

Il est possible d’effectuer le suivi des items tout au long du processus de nettoyage et de restauration, tant en ligne qu’avec un appareil mobile. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à Suivi.

Pack Back (Mobile)

Lorsque vous êtes prêt à retourner les items au propriétaire, il est temps d’entreprendre la tâche de Pack Back. Les tâches de Pack Back sont distribuées à partir de ContentsTrack online et correspondent à une copie d’écran du travail au moment de la distribution. Cette tâche peut être très volumineuse en raison des photos et des détails des items qui doivent se trouver dans votre appareil mobile pour être en mesure d’y accéder hors-ligne. Après que l’utilisateur mobile ait téléchargé la tâche de Pack Back, il modifie le statut de chaque item à « retourné » et synchronise son appareil. L’utilisateur en ligne peut ensuite voir les items ayant été retournés. Pour de plus amples renseignements, visionnez la vidéo de formation Onsite Pack Back.

Pour obtenir de l’aide afin de mieux comprendre  ContentsTrack, veuillez visionner nos vidéos de formation, ou visiter notre section d’aide et notre Centre de service électronique.

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